Sistemas IA para servicios B2B y consultorías

En B2B y consultorías el cuello de botella suele ser el founder o el equipo senior haciendo trabajo administrativo: cualificar leads que no encajan, escribir el mismo presupuesto por enésima vez, recordar reuniones, perseguir firmas. STAKKER SYSTEMS automatiza captación, cualificación previa, generación de presupuestos, agenda, seguimiento y soporte L1 conectado al CRM, para que el equipo senior se enfoque en propuesta, entrega y cuenta clave.

Lo que suele fallar

Founder o partner haciendo de SDR cuando debería estar en producto, propuestas o entrega.
Reuniones agendadas con leads no cualificados que se traducen en horas tiradas.
Presupuestos escritos a mano una y otra vez con el mismo template y los mismos errores.
Seguimiento manual de leads en hojas de cálculo, con riesgo de olvidar follow-ups y perder cierres por inercia.
Soporte L1 (recordatorios, status del proyecto, FAQs administrativas) absorbiendo tiempo del equipo senior.

Qué montamos

Cualificación previa antes del calendario

Lead solicita reunión vía formulario o WhatsApp. Sistema hace 3-5 preguntas (sector, tamaño, presupuesto, dolor real, timing). Solo cuando encaja con ICP se ofrece hueco de Calendly/Cal.com. Cierra de raíz las reuniones inútiles.

Generación de presupuestos asistida

Tras la cualificación, el sistema redacta un borrador de propuesta con servicios estándar, importes orientativos y alcance, listo para que el partner lo revise y firme.

Seguimiento automático de leads

Workflows que recuerdan al lead en hito 3 días, 7 días y 14 días tras la propuesta sin respuesta, con mensajes adaptados al estado. Sin olvidos, sin perseguir manualmente.

Soporte L1 con RAG sobre docs y FAQs

Chatbot web sobre tu base de conocimiento (servicios, FAQs, casos, política de soporte) que resuelve preguntas comunes y deriva a humano solo cuando hace falta. Disponible 24/7.

Sincronización CRM, agenda, email y reporting

Conexión bidireccional CRM (HubSpot, Pipedrive, Notion, Attio), Calendly/Cal.com, Resend/Postmark, Slack o Telegram. Lead nuevo en CRM dispara secuencia de bienvenida y aparece en el dashboard del partner sin tocar nada.

Casos de uso

Filtro previo a calendario del partner

Lead pide reunión. Bot pregunta sector y presupuesto. Si está fuera de ICP, le manda recursos públicos y cierra educadamente. Si encaja, agenda con el partner.

Borrador de propuesta tras call

Tras call de descubrimiento, sistema genera propuesta con plantilla, alcance, importes orientativos y plazos. Partner revisa, ajusta detalles y firma.

Follow-up automático tras propuesta

Pasados 3 días sin respuesta, mensaje suave ("¿viste la propuesta?"). Pasados 7 días, oferta de aclaración. Pasados 14 días, cierre educado. Seguimiento constante sin perseguir a nadie.

Soporte L1 para clientes activos

Cliente activo pregunta "¿cómo está el proyecto X?" o "¿cuándo entrega el deliverable Y?". Bot consulta panel interno y responde con datos actualizados. Si caso real, deriva al equipo.

Reporting semanal al partner

Cada viernes el partner recibe email con: leads nuevos, propuestas enviadas, propuestas firmadas, proyectos activos, hitos en riesgo. Dashboard accesible sin pedirlo a nadie.

Qué automatizar primero

Cualificación de leads antes del calendario.
Borrador de propuestas con plantilla recurrente.
Follow-ups automáticos tras envío de propuesta.
Soporte L1 sobre FAQs y status de proyectos.
Reporting semanal a founder o partner.

Qué no automatizar todavía

Propuestas finales firmadas. La IA borrador, el partner ajusta y firma.
Negociación de descuentos o condiciones especiales. Esa decisión la toma humano.
Reuniones de descubrimiento o estratégicas. La IA filtra, no entrevista.
Asuntos legales o contractuales con cliente: contrato, modificaciones, terminación.
Reclamaciones o gestión de crisis cliente: directo a partner.

Cómo queda el flujo

Entrada del leadLead llega vía formulario web, LinkedIn, WhatsApp, llamada o referencia.
Cualificación IABot pregunta sector, tamaño, presupuesto, dolor y timing. Si encaja con ICP, sigue. Si no, envía recursos públicos y cierra.
Agendamiento con partnerLead cualificado recibe enlace Calendly/Cal.com con huecos limitados. Reserva, recibe confirmación y kit pre-call (preguntas a preparar, info contextual).
Call de descubrimientoPartner hace call con material previo. Tras call, sistema borradoriza propuesta con datos de la conversación (transcripción + plantilla).
Envío de propuestaPartner revisa, ajusta importes y envía propuesta firmada al cliente. Sistema registra envío en CRM.
Follow-up automáticoSistema dispara recordatorios 3d / 7d / 14d con tono adaptado. Cliente responde o cierre educado.
Onboarding y soporteCliente firma. Sistema arranca onboarding (acceso a paneles, calendario de hitos). Soporte L1 cubre dudas, partner solo entra en cuestiones reales.
Reporting recurrenteReporting semanal automático a partner. Dashboard con KPIs siempre al día.

Riesgos a vigilar en este sector

Datos sobre clientes potenciales y existentes son personales y a veces sensibles (información comercial confidencial). Tratamiento bajo RGPD + acuerdo de confidencialidad.
Si hay subencargados (CRM SaaS, transcripción de llamadas, modelos LLM), todos deben aparecer en el DPA con cliente.
Outbound comercial frío: requiere LIA y respeta opt-out. Spam B2B sigue siendo sancionable.
Comunicaciones por email exigen identificación clara del responsable (LSSI art. 20-21) y mecanismo de baja.
Dependencia operativa de un modelo LLM: tener fallback y plan si proveedor cae o cambia condiciones.

Con qué lo montamos

Chatbot WhatsApp y web, Agente telefónico IA, Automatización n8n, CRM (HubSpot, Pipedrive, Notion, Attio), Panel interno con KPIs y embudo, Email transaccional + reporting semanal.

Preguntas frecuentes

¿Funciona con HubSpot, Pipedrive y Notion?

Sí, los tres tienen API estable. También con Attio, Salesforce, Folk y CRMs custom. Si tu CRM es muy de nicho lo evaluamos en el diagnóstico inicial.

¿La IA puede sustituir mi calificación humana?

En el primer filtro (sector, tamaño, presupuesto, urgencia) sí, con la misma calidad. La cualificación fina (encaje cultural, fit estratégico, complejidad real) sigue siendo humana. La IA libera al partner del trabajo plano para que se enfoque en lo que solo él puede hacer.

¿Cómo evitamos que el bot suene a IA mal hecha?

Entrenamos el bot con tu copy real (web, propuestas, mensajes pasados), tu glosario interno y tus reglas de tono. Probamos en sandbox antes de exponerlo. Y siempre hay handoff a humano en casos límite.

¿Cuánto tarda en estar montado?

Depende del alcance: cualificación, agenda, soporte de primer nivel y reporting básico es lo más rápido; la generación de propuestas con plantillas finas añade tiempo según la complejidad. Lo cerramos en el diagnóstico.

¿Y si tenemos casos sensibles (consultoría jurídica, financiera, salud corporativa)?

Adaptamos el alcance: la IA cubre el lado administrativo (cualificación, agenda, recordatorios, status), nunca el contenido sensible. Datos confidenciales del cliente final no entran en flujos automatizados sin DPA y medidas reforzadas.

Para entender los términos

Qué es un agente IA · Qué es RAG · Qué es n8n · Qué es la automatización con IA