Sistemas IA para clínicas

En clínica, la recepción es el cuello de botella: llamadas perdidas, no-shows, FAQs administrativas repetidas y agendas que se desbordan. STAKKER SYSTEMS construye agentes telefónicos IA, chatbots de WhatsApp y workflows que cubren la atención administrativa 24/7, manteniendo todo lo clínico en manos de profesionales sanitarios. Sistema diseñado para reducir trabajo de mostrador, no para sustituir a quien atiende al paciente.

Lo que suele fallar

Llamadas perdidas en hora punta o fuera de horario que se traducen en pacientes que llaman a la clínica de al lado.
No-shows que dejan huecos vacíos en la agenda porque el recordatorio se envía tarde o no se envía.
Recepción respondiendo 30 veces al día las mismas FAQs administrativas ("horario", "precios orientativos", "cómo llego", "qué necesito traer").
Reagendamientos manuales que cuestan más tiempo que la propia visita.
Captación vía WhatsApp sin nadie que conteste a las 22:00 cuando la mayoría de pacientes escribe.

Qué montamos

Agente telefónico IA para recepción administrativa

Descuelga llamadas entrantes, identifica si es cita nueva, reprogramación, FAQ administrativa o caso clínico. Si es administrativo, lo resuelve. Si es clínico, deriva a humano sanitario sin filtro IA.

Chatbot WhatsApp para citas y recordatorios

Bot WhatsApp Business API que ofrece huecos disponibles, agenda citas en el sistema de la clínica, manda confirmación y recordatorio. Si el paciente cancela, libera el hueco automáticamente.

Recordatorios automáticos con confirmación

48h y 2h antes de la cita el paciente recibe recordatorio por WhatsApp. Confirma o cancela. Si cancela, el hueco se libera y se puede reasignar.

FAQs administrativas con RAG

Chatbot web sobre tu información pública (horario, ubicación, parking, precios orientativos, formas de pago, documentación necesaria). Quita de encima las consultas repetitivas.

Workflows n8n con software de gestión

Sincronización con software clínico (Doctoralia, Dentaltic, ClinicCloud, custom) y calendario, sin tocar historias clínicas. Solo agenda, identidad y datos administrativos.

Casos de uso

Llamada nocturna a clínica

Paciente llama a las 21:30 para pedir cita. Agente IA pregunta motivo (revisión, urgencia administrativa, primera visita), ofrece huecos disponibles, agenda y manda confirmación por WhatsApp. Recepción no toca nada.

Recordatorio con reasignación

48h antes el paciente recibe recordatorio. Cancela porque no puede. Sistema libera hueco y ofrece a otro paciente en lista de espera por orden. Hueco se cubre automáticamente.

FAQ administrativa por WhatsApp

Paciente escribe "¿qué necesito traer para la primera visita?". Bot responde con la lista pública, datos de la clínica y horario. Sin que recepción intervenga.

Detección de caso clínico y derivación

Paciente escribe describiendo síntomas o pidiendo consejo médico. Bot responde "esto necesita revisión profesional, te paso con el equipo" y deriva sin generar respuesta clínica.

Reporting semanal al gestor

Cada lunes resumen automático: citas agendadas, no-shows, ratio de cobertura, lista de espera, FAQs más comunes. Gestor decide ajustes operativos.

Qué automatizar primero

Recepción telefónica fuera de horario (noche, sábados, festivos).
Agendamiento y reprogramación de citas administrativas.
Recordatorios automáticos 48h + 2h antes con confirmación.
Reasignación de huecos cancelados a lista de espera.
FAQs administrativas públicas (horario, precios orientativos, documentación).

Qué no automatizar todavía

Diagnóstico clínico, asesoramiento médico, recomendación de tratamiento. NUNCA. La IA no responde a síntomas con consejo clínico.
Acceso a historias clínicas, recetas, informes médicos. La IA no toca el sistema clínico ni datos del art. 9 RGPD.
Comunicaciones sobre resultados de pruebas, diagnósticos o decisiones médicas. Esos los comunica el profesional sanitario.
Tratamiento de menores sin consentimiento del tutor verificado.
Datos sensibles (salud, genéticos, mentales) sin DPO de la clínica y DPIA previa.

Cómo queda el flujo

Llamada o mensaje del pacientePaciente contacta por teléfono, WhatsApp o web a cualquier hora.
Identificación del tipo de consultaSistema clasifica: cita nueva, reprogramación, FAQ administrativa, caso clínico. Solo administrativo sigue en IA.
Resolución administrativaAgendamiento, reprogramación o FAQ contestada con datos públicos. Confirmación por WhatsApp.
Derivación clínicaSi la consulta toca tema médico, IA deriva sin responder y notifica a recepción para que lo coja en horario o paciente reciba llamada al día siguiente.
Recordatorio antes de la cita48h y 2h antes recordatorio con datos de cita. Paciente confirma, cancela o reprograma. Hueco se libera/reasigna automáticamente.
Visita con profesionalProfesional sanitario hace su trabajo presencial. IA no entra.
Postvisita administrativaSi procede, recordatorio de próxima cita o encuesta de satisfacción administrativa (no clínica). Datos almacenados solo si hay base legal.

Riesgos a vigilar en este sector

Datos de salud son categoría especial RGPD (art. 9). Tratamiento solo bajo condiciones reforzadas y separado de la atención administrativa que automatiza el sistema.
Imprescindible que el sistema deje claro al paciente que está hablando con asistente virtual y que para cuestiones clínicas hablará con profesional sanitario.
Grabación de llamadas en sector salud requiere DPIA por defecto (riesgo alto). Recomendable trabajar con transcripción limitada y retención corta.
Cualquier flujo que toque historia clínica, prescripción o diagnóstico requiere DPO de la clínica y validación jurídica.
Comunicaciones promocionales a pacientes (recordar revisión anual, ofertas) exigen consentimiento explícito documentado, no asumido por relación previa.

Con qué lo montamos

Agente telefónico IA, Chatbot WhatsApp, Automatización n8n, Software de gestión clínica (sin historia clínica), Panel interno con KPIs administrativos, Email/WhatsApp recordatorios y confirmaciones.

Preguntas frecuentes

¿La IA va a dar consejo médico o diagnosticar?

No. Esta es la regla número 1. La IA solo cubre recepción administrativa: agendar, recordar, responder FAQs públicas. Cualquier consulta clínica se deriva a profesional sanitario sin que la IA genere respuesta. Es un compromiso explícito que firmamos en el contrato.

¿Cumple con la normativa de protección de datos en sanidad?

Diseñamos el sistema para minimizar el tratamiento de datos de salud y separarlo del flujo administrativo. La conformidad final con LOPDGDD, RGPD y normativa sanitaria autonómica la valida tu DPO o asesor legal. Sin ese visto bueno no pasamos a producción.

¿Funciona con Doctoralia, Dentaltic o software propio?

Sí, todos los softwares de gestión clínica modernos tienen API o webhooks. Para softwares legacy evaluamos integración vía correo o panel. La IA solo toca agenda, identidad y datos administrativos, NUNCA historia clínica.

¿Cuánto bajan los no-shows?

Caso por caso. La literatura del sector sobre recordatorios automáticos con confirmación apunta a reducciones significativas de no-shows, pero son cifras de mercado, no nuestras. No prometemos cifras concretas hasta medir tu baseline.

¿Necesitamos firmar algo especial?

Sí: contrato de servicios + DPA (acuerdo de encargo del tratamiento) con cláusulas reforzadas para sector sanitario, lista de subencargados, medidas técnicas y organizativas, y DPIA si aplica. Ver página IA y protección de datos para detalle.

Para entender los términos

Qué es un agente IA · Qué es WhatsApp Business API · Qué es n8n · Qué es la automatización con IA